تمام کسب و کارها و شرکت‌های موفق از تکنولوژی برای بهبود بهره‌وری خود استفاده می‌کنند. در واقع، اکثر کسب و کارهای موفق برای هر جنبه‌ای از کار خود به تکنولوژی متکی هستند. امروزه کاربرد فناوری در هر کسب و کاری به کمک ابزارهای مختلف انکارناپذیر است.
کاربرد فناوری در کسب و کار
استفاده از ۷ ابزار فناوری زیر به شما در بهره‌وری کسب و کارتان کمک بسزایی می‌کند:
کامپیوترهای رومیزی و لپ تاپ
کامپیوتر پرکاربردترین و مهم‌ترین ابزار در شرکت‌ها و سازمان‌ها است. کامپیوترهای رومیزی با نرم‌افزارهای اداری و حسابداری به کارکنان امکان تایپ نامه‌ها، تجزیه و تحلیل اطلاعات مالی، ارسال و دریافت ایمیل و تهیه و تنظیم اسلایدهای فروش برای ارائه گزارش را می‌دهد.
کامپیوتر در دو مدل رومیزی (Desktop) با مانیتور و صفحه کلید و لپ تاپ است. دو نوع کامپیوتر وجود دارد. کامپیوترهای شخصی (PCs) که سیستم‌عامل ویندوز روی آن‌ها نصب شده و کامپیوترهای مکینتاش (Macintosh) با سیستم‌عامل Apple که حرفه‌ای‌ترها از آن استفاده می‌کنند.
نقش نرم‌افزارها در کسب و کار
نرم‌افزارها برای انجام کار و وظیفه خاصی روی کامپیوترها نصب می‌شوند. نرم‌افزارهای اداری مانند ورد، که برای پردازش متن به کار می‌رود؛ اکسل، که یک صفحه گسترده برای امور مالی است؛ این نرم‌افزارهای مفید بسیاری از کارهای موردنیاز یک کسب و کار کوچک را انجام می‌دهند. پاورپوینت و یا اپل کی‌نت (Apple Keynote) امکان ساخت اسلایدهای کنفرانس و گزارشات فروش را برای ارائه سریع و راحت به کاربران می‌دهد. میلیون‌ها نرم‌افزار دیگر وجود دارند که هر کدام برای انجام وظایف خاصی طراحی شده‌اند. برای ارتقای کارتان باید از حداقل ۳ نرم‌افزار پرکاربرد در کسب و کار خود استفاده نمایید.
کاربرد فناوری کامپیوتر و چاپگر تحت شبکه
با اتصال کامپیوترها در شبکه کاربران امکان به اشتراک‌گذاری اسناد و داده‌ها را دارند. شبکه به کامپیوترهای متصل به هم در یک دفتر یا در همه دفاتر در مکان‌های مختلف می‌گویند. تمام کاربران قادرند در شبکه با هم ارتباط برقرار کنند و به صورت رایگان ایمیل ارسال و دریافت کنند. هم‌چنین قابلیت به اشتراک گذاشتن چاپگر در شبکه نیز وجود دارد. به این ترتیب یک چاپگر به کامپیوترها متصل است و همه می‌توانند از آن استفاده کنند.
سیستم‌های تلفن و پست صوتی
تلفن‌های امروزی بسیار پیچیده‌تر از تلفن‌های قدیمی هستند. تلفن‌های رومیزی و بی‌سیم موجود در بازار امکانات و انواع مختلفی دارند. پرکاربردترین نوع سیستم تلفن سانترال است که شامل یک دستگاه سخت‌افزاری است که از نرم‌افزار برای تقسیم خطوط تلفن شرکت بین گوشی‌های دیگر استفاده می‌کند. این سیستم شامل یک سرویس‌دهنده است که به شخص تماس‌گیرنده کمک می‌کند تا کارمند موردنظر خود را پیدا کند. این تلفن‌ها اغلب دارای سیستم پست صوتی (Voice Mail System) هستند. پست صوتی یا VMS به کاربر این امکان را می‌دهد تا در زمانی که شما قادر به پاسخگویی نیستید برای شما پیغام صوتی بگذارد.
در این میان تلفن‌های VOIP طرفدار بیشتری دارد. زیرا از طریق اینترنت کار می‌کند و در هزینه‌های تماس صرفه‌جویی می‌شود.
سیستم حسابداری مالی در کسب و کار
سیستم حسابداری نقش مهمی را در هر کسب و کاری ایفا می‌کند. زیرا ریال به ریال هزینه‌ها و درآمد شرکت را محاسبه و گزارش می‌کند. یکی از محبوب‌ترین نرم‌افزارهای حسابداری برای کسب و کارهای کوچک QuickBooks است. QuickBooks به دلیل سادگی در راه‌اندازی و نگه‌داری بسیار مورد توجه قرار گرفته است.
شرکت‌های بزرگ معمولا از SAP Business One یا Sage Accpac استفاده می‌کنند. زیرا قابلیت‌های بیشتری دارند و امکان سفارشی‌سازی و ادغام با سایر سیستم‌ها را می‌دهد.
کاربرد فناوری سیستم کنترل انبار
اگر در کسب و کار شما کالایی به فروش می‌رسد، به یک سیستم کنترل موجودی در انبار نیاز دارید. این سیستم آمار هر کالای موجود در انبار را در اختیار شما قرار می‌دهد. با در دست داشتن این آمار می‌توانید سفارشات و فروش خود را مدیریت کنید. هنگامی که موجودی جدیدی وارد انبار می‌شود، سیستم به‌روز شده و به موجودی کالاها اضافه می‌شود. زمانی که کالایی فروخته می‌شود، از مجموع موجودی کسر می‌شود.
سیستم های مدیریت ارتباط با مشتری
سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) از لحظه ورود مشتری تمام رفتارهای او را پیگیری می‌کند. بنابراین اطلاعات مفید و کاربردی در مورد مشتری به دست می‌آورد. اگر یک مشتری خواستار سفارش یک محصول، سرویس یا کمک باشد و یا سوال فنی داشته باشد، سیستم CRM تمام تعاملات و مکالمات را ثبت و بررسی می‌کند.
سیستم CRM با جمع آوری اطلاعات از مشتری به کسب و کار شما برای استفاده، بررسی و پاسخ به نیاز مشتری کمک می‌کند.
منبع: smallbusiness.chron