امروزه تقریبا هیچ کاربر رایانه‌ای را پیدا نخواهید کرد که ادعا کند نیازی به استفاده از نرم افزار آفیس ندارد. اما برخی از افراد بنا به دلایلی ترجیح می‌دهند این نرم افزار را بر روی سیستم خود نصب نکنند و از نسخه آنلاین آن استفاده کنند. اما آیا این امکان برای آن‌ها فراهم است ؟ آیا نسخه آنلاین آفیس رایگان است ؟ پاسخ ما به هر دو سوال مثبت است. در واقع هم امکان استفاده از نسخه آنلاین آفیس برای شما وجود دارد و هم این قابلیت کاملا رایگان است. در ادامه به آموزش کار با آفیس آنلاین خواهم پرداخت؛ با ما همراه باشید.
اگر از افرادی هستید که به نرم افزار آفیس احتیاج دارید؛ اما نمی‌خواهید آن را بر روی رایانه خود نصب کنید پیشنهاد ما استفاده از نسخه تخت وب این نرم افزار محبوب خواهد بود. این برنامه از طریق مرورگر اینترنت، به شما امکان استفاده از ابزارهایی مانند ورد، اکسل و پاورپوینت را خواهد داد. در نظر داشته باشید که اسنادی که شما در آفیس آنلاین می‌سازید، در یک فضای ابری به نام ” Microsoft OneDrive ” ذخیره خواهند شد .
البته قطعا انتظار ندارید که نسخه آنلاین این نرم افزار قابلیت‌های همتای تحت دسکتاپ و نصبی خود را ارائه دهد. با این حال می‌توانید برای کارهای ساده و اولیه روی آن حستاب کنید. بنابراین اگر یک کاربر حرفه‌ای آفیس هستید؛ زیاد روی نسخه آنلاین آن حساب نکنید. اما اگر در حد اصول اولیه و کارهای مقدماتی به ابزارهایی مانند ورد و اکسل نیاز دارید؛ این نسخه کار شما را راه می‌اندزاد.
آفیس آنلاین به شما اجازه دسترسی به چهار ابزار ورد، اکسل، پاورپوینت و البته ” OneNote ” را خواهد داد.
فهرست مطالب
وارد حساب کاربری مایکروسافت خود شوید
قبل از هرچیزی شما احتیاح به یک حساب کاربری مایکروسافت دارید. یک حساب کاربری رایگان در مایکروسافت به شما ۵g فضای ذخیره سازی در ” OneDrive ” خواهد داد. در صورتی که به فضای بیشتری احتیاج داشته باشید می‌توانید با پرداخت ۲ دلار در ماه، ۱۰۰ گیگابایت فضای خالی به دست آورید.
بعد از ورود به حساب کاربری خود به سایت مایکروسافت رفته و بر روی گزینه ” Use free ” کلیک کنید. بعد از کلیک بر روی این گزینه وارد صفحه‌ای خواهید شد که در بالای آن ابزارهایی مانند ورد، اکسل، پاورپوینت و … در دسترس شما قرار خواهند داشت. همچنین آخرین اسنادی که ساخته‌اید نیز در پایین همان صفحه نمایش داده خواهند شد. می‌توانید با هر کدام از ابزارهایی که لازم دارید کار کرده و فایل خود را بسازید. ما در ادامه ابزار ورد را انتخاب کرده و یک پرونده متنی خواهیم ساخت.
یک فایل ورد بسازید
در صفحه‌ی برنامه بر روی آیکون ورد کلیک کنید. همانطور که می‌دانید این ابزار به طور پیش فرض برخی از قالب‌های محبوب مانند رزومه، اعلامیه، تقویم و … را در اختیار شما قرار خواهد داد. اگر قصد استفاده از این قاب‌های از پیش ساخته شده را دارید؛ باید بر روی آن‌ها کلیک کنید. در غیر این صورت تنها کافیست بر روی ” New blank document ” کلیک کنید.
همانند نسخه تحت دسکتاپ و نصبی آفیس، در نسخه آنلاین نیز کلیه گزینه‌های ویرایش متن از قبیل : نوع فونت، اندازه قلم و … را طریق ” toolbar ” در دسترس شما خواهند بود. شما همچنین به قابلیت‌هایی نظیر : درج جدول، درج تصویر، ایجاد هدر و فوتر، شماره صفحه، ایجاد پاورقی ایجاد حاشیه دسترسی خواهید داشت.
بعد از آنکه فایل خود را ساختید؛ نوبت به ذخیره کردن آن است. برای اینکار باید بر روی گزینه ” Save As ” که در سمت چپ صفحه قرار دارد کلیک کنید. فایل به طور پیشفرض با نام ” Document 2 ” ، ” Document 1 ” و الی آخر ذخیره خواهد شد. برای تغییر نام کافیست بر روی اسم فایل که در بالای صفحه قرار دارد کلیک کرده و هر اسمی که مد نظرتان است را برای آن انتخاب کنید. فایل شما به طور اتوماتیک در ” OneDrive ” ذخیره خواهد شد؛ اما ممکن است بخواهید آن را در جایی خاص ذخیره نمایید:
بر روی منوی ” File ” کلیک کنید و گزینه ” Save As ” را انتخاب نمایید. در مرحله بعد کافیست مکانی که می‌خواهید فایل را در آن ذخیره کنید انتخاب نمایید. این منو همچنین به شما امکان ذخیره فایل به صورت ورد و یا ” PDF ” را نیز خواهد داد. می‌توانید از فایل خود یک نسخه چاپی تهیه کنید و یا حتی آن را از طریق ایمیل با دیگران به اشتراک بگذارید.
فایلی را که قبلاً ایجاد کرده اید باز کنید
برای باز کردن فایلی که قبلاً ایجاد کرده‌اید روی گزینه Open کلیک کرده و از میان اسناد اخیر انتخاب کنید. نسخه های آنلاین اکسل ، پاورپوینت و OneNote نیز به طور مشابه با Word کار می‌کنند زیرا کلیه دستورات و ویژگی های اساسی را ارائه می‌دهند.
از آنجایی که این نسخه از آفیس به صورت آنلاین می‌باشد؛ با هر دستگاه دیگری نیز می‌توانید به اسناد خود دسترسی داشته باشید. تنها کاری که باید انجام دهید این است که وارد حساب مایکروسافت خود شده و هر کجا که هستید با فایل‌های خود کار کنید.