فاکتورهای انتخاب بهترین اپلیکیشن و برنامه کنفرانس ویدیویی و تماس تصویری

کنفرانس ویدیویی یکی از جالب‌ترین ابزارهای ارتباطی است، زیرا امکان تعامل چهره به چهره وجود دارد. از این گذشته، ۹۴٪ از شرکت‌ها اعلام کرده‌اند كه استفاده از تماس ویدیویی میزان بهره‌وری آن‌ها را افزایش می‌دهد. حتی مربیان از برنامه‌های کنفرانس‌ ویدئویی به عنوان کلاس‌های مجازی برای آموزش از راه دور دانش‌آموزان استفاده می‌کنند.

با توجه به وضعیت فعلی بیماری ویروس کرونا، لزوم استفاده از ابزارهای دورکاری مانند کنفرانس ویدئویی، اهمیت زیادی پیدا کرده است. با استفاده از کنفرانس ویدیویی، افراد می‌توانند از هر جای دنیا به هم وصل شوند. البته مشروط بر اینکه خدمات اینترنتی آن‌ها به اندازه کافی سریع باشد.

در شرایط عادی، کنفرانس ویدیویی می‌تواند موجب صرفه‌جویی در زمان سفر و افزایش بهره‌وری شود، بنابراین به طور فزاینده‌ای دنیای تجارت را تغییر داده است.

فناوری کنفرانس ویدیویی، می‌تواند از نرم‌افزارهای اجتماعی رایگان کنفرانس ویدئویی مبتنی بر ابر استفاده کند.

چند نرم‌افزار کنفرانس ویدیویی

• واتساپ
• Zoom زوم
• اسکایپ
• GoToMeeting
• Microsoft Teams
• Google Hangouts
• Google Meet
• Cisco Webex

چند نکته برای انتخاب صحیح برنامه کنفرانس ویدیویی

تعداد شرکت‌کنندگان: تعداد شرکت‌کنندگان را که به طور مرتب در کنفرانس‌های شما شرکت می‌کنند، در نظر بگیرید. اگر نیازی به ارتباط با افراد زیادی ندارید، می‌توانید از برنامه‌های زیادی به صورت رایگان استفاده کنید.

فیدهای ویدئویی: در حالی که بسیاری از سرویس‌های کنفرانس ویدیویی می‌توانند  صدها هزار هزار نفر شرکت‌کنندگان را پشتیبانی کنند، اما معمولاً تعداد پخش ویدیو را محدود می‌کنند.

سهولت استفاده: اجازه ندهید که یک رابط کاربری گیج‌کننده تجارت شما را عقب بیندازد. در غیر این صورت ممکن است جلسات شما با تاخیر و وقفه‌های طولانی برگزار شود، زیرا افراد برای روشن یا خاموش کردن فیدهای ویدیویی و میکروفون یا به اشتراک‌گذاری صفحه نمایش خود، دچار مشکل می‌شوند.

انواع جلسات: بسته به نوع جلساتی که برگزار می‌کنید می‌توانید ویژگی‌های مختلفی را راه‌اندازی کنید. آیا جلسات پرسش و پاسخ برگزار می‌شود و تمام افراد مشارکت می‌کنند؟ آیا فقط یک نفر سخنرانی می‌کند و ترجیح می‌دهید که شرکت‌کنندگان ساکت باشند؟ بدانید که به طور معمول چه نوع جلساتی را برگزار می‌کنید. اگر میزبان انواع جلسات هستید، به دنبال خدماتی باشید که تمام نیازهای شما را برآورده کند.

تجربه تلفن همراه: هر سرویس کنفرانس ویدیویی را در تبلت و گوشی موبایل امتحان کنید تا مطمئن شوید شرکت‌کنندگان در این دستگاه‌ها به همان اندازه شرکت‌کنندگان دسک‌تاپ هستند.

ضبط: گاهی اوقات، ذخیره نکات برجسته یک جلسه برای بعداً مفید است. در صورت نیاز به بازگشت و بررسی کنفرانس‌ها، قابلیت ضبط ویدیو جلسه کنفرانس ضروری است. علاوه بر این، بایگانی آنلاین جلسات گذشته می‌تواند مفید باشد. به عنوان مثال، می‌توانید جلسات را برای آموزش کارمندان جدید ذخیره کنید. توجه کنید که فضای ضبط شما چقدر است. بسیاری از خدمات ضبط مبتنی بر ابر هستند و فضای ذخیره‌سازی هر کاربر را محدود می‌کنند.

اشتراک‌گذاری صفحه: اشتراک‌گذاری صفحه، مشارکت‌کنندگان در جلسه را درگیر می‌کند و جلسات را تعاملی‌تر می‌کند. اگر لازم است نکات دقیق‌تر ارائه را توضیح دهید یا به کارمند از راه دور نحوه دسترسی به اسناد خاص را نشان دهید، اشتراک صفحه می‌تواند کمک کند.

ادغام برنامه‌ها: بسیاری از سولوشن‌های کنفرانس ویدیویی به شما امکان می‌دهند برنامه‌های دیگری مانند Microsoft PowerPoint را ادغام کنید. پیوستن به نرم‌افزاری که از قبل با یک سیستم کنفرانس ویدیویی در اختیار دارید، می‌تواند در وارد کردن ارائه‌ها و اسناد کمک کند. علاوه بر این، بسیاری از خدمات دارای قابلیت یادداشت‌برداری هستند و برخی به شرکت‌کنندگان این امکان را می‌دهند که یادداشت‌های خود را اضافه کنند. یکی دیگر از ادغام‌هایی که باید در نظر بگیرید تقویم یا ایمیل مشتری است. برخی از خدمات کنفرانس ویدیویی افزونه‌هایی را برای برنامه‌هایی مانند Google Calendar و Outlook فراهم می‌کنند. این امکانی می‌دهد تا جلسات را به سرعت و به راحتی برنامه‌ریزی کنید.

جلسات هوشمند: برخی از سیستم‌عامل‌های کنفرانس ویدیویی دارای هوش مصنوعی (AI)، برای افزایش بهره‌وری در جلسه هستند. به عنوان مثال، بعضی از جلسات به طور خودکار برای همه یادداشت ایجاد می‌کنند و خلاصه ای را پس از پایان همایش ارسال می‌کنند. فناوری هوشمند همچنین ممکن است وظایف مورد اقدام را به طور خودکار به شرکت‌کنندگان اختصاص دهد. همه این ویژگی‌های اضافه شده به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به جای تلاش برای یادداشت‌برداری، شرکت‌کنندگان را بیش از پیش درگیر آنچه در جریان است، نگه دارند.

پرسش و پاسخ