در روزهایی که به دلیل همه‌گیری ویروس کرونا، بسیاری از ارتباطات کاری از راه دور انجام می‌شود، برقراری تماس‌های ویدیو کنفرانس از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. این روزها بیشتر افراد، به صورت دورکاری فعالیت می‌کنند و پیش‌بینی می‌شود این روال، برای مدتی طولانی ادامه داشته باشد.
کووید ۱۹ به هیچکدام از جنبه‌های زندگی ما رحم نکرده است! دقیقا به همین دلیل است که این روزها به جای اینکه جلسات دور میزهای بزرگ و شلوغ برگزار شوند، با استفاده از برنامه‌هایی مانند زوم و Google Meet تشکیل می‌گردند.
همانگونه که در یک قرار یا جلسه کاری حضوری، سعی می‌کنید به بهترین صورت ظاهر شوید؛ برای جلسات ویدئو کنفرانس نیز باید به نکات زیادی توجه داشته باشید. هرچقدر که کیفیت تماس ویدئویی شما بهتر باشد، احتمال برگزاری یک جلسه مثمرثمر و رضایت‌بخش نیز بیشتر می‌شود.
ما در این مقاله از مجله تکنولوژی ایده آل تک قصد داریم با معرفی ۸ نکته کلیدی، برای برگزاری یک ویدیو کنفرانس موفق در کنار شما باشیم .
فهرست مطالب
مراقب اطراف خود باشید
قبل از هرچیزی، اتاقی که در آن هستید را به درستی بررسی کنید و مطمئن شوید که همه چیز دقیقا سر جای خودش قرار دارد. فضای پشت سرتان را با دقت آنالیز کنید تا هیچ وسیله اضافه و مزاحمی در آن قرار نداشته باشد. از کافی بودن نور اتاق اطمینان حاصل کنید و در صورتی که از پنجره‌های بزرگی برخوردار هستید؛ حتی المقدور سعی کنید کنار آن‌ها بنشینید. (در غیر این‌صورت، برای مهیا کردن نور، از لامپ استفاده کنید)
نکته: یک لامپ رومیزی سایه دار می‌تواند در زمان برگزاری تماس ویدئویی، یک تصویر بهتر از شما به نمایش بگذارد؛ البته به شرطی که مراقب باشید در مسیر مستقیم تابش نور آن قرار نگیرید.
از برنامه مناسب استفاده کنید
مهم‌ترین اصل در برگزاری یک ویدئو کنفرانس موفق، استفاده از نرم افزار یا اپلیکیشن مناسب است. اگر قصد برقراری تماس تصویری از طریق لپ تاپ و یا کامپیوتر را دارید، می‌توایند از برنامه‌هایی مانند اسکایپ، زوم و یا Google Meet استفاده کنید. خواندن مقاله بهترین اپلیکیشن‌ها برای برقرای تماس تصویری رایگان می‌تواند در این زمینه به شما کمک کند.
در صورتی که دستگاه مورد نظر شما برای راه اندازی یک ویدیو کنفرانس، تلفن همراه است؛ باز هم گزینه‌های مناسب زیادی را در اختیار دارید. Face Time و Signsl از بهترین اپلیکیشن‌هایی هستند که در این زمینه به شما کمک خواهند کرد. البته Google Hangouts نیز یک انتخاب مناسب و عالی خواهد بود.
دست شما برای انتخاب یک برنامه مناسب برای برگزاری ویدئو کنفرانس کاملا باز است؛ زیرا نمونه‌های رایگان بسیاری وجود دارند که می‌توانید آن‌ها را نصب کنید. با این‌حال، بهتر است از موارد مشهور و امتحان پس داده استفاده کنید تا خیالتان از این بابت کاملا راحت باشد.
پهنای باند اینترنت خود را آزاد کنید
یکی از نکات منفی تماس‌های ویدئویی، کیفیت بد تصاویر و صدای ضعیف است؛ این اتفاق معمولا به دلیل پایین بودن سرعت اینترنت و یا اشغال شدن پهنای باند توسط افراد دیگر منزل رخ می‌دهد. برای اینکه یک ویدیو کنفرانس موفق را تجربه کنید، قبل از شروع جلسه حتما از آزاد بودن کامل پهنای باند، اطمینان حاصل کنید.
قبل از شروع جلسه، حتما سرعت اینترنت خود را چک کنید و از کافی بودن آن اطمینان پیدا کنید. هیچ‌چیز نمی‌توانند مانند یک اینترنت کم سرعت، تمرکز شما را در زمان ویدیو کنفرانس به هم بریزد.
زودتر لاگین شوید
لزومی ندارد دقیقا زمان شروع جلسه در برنامه مورد نظر خود لاگین شوید. حتما یک ساعت قبل از آغاز ویدئو کنفرانس، یکبار به صورت آزمایشی در اپلیکیشن یا نرم افزار خود وارد شوید و سرعت آن را تست کنید. این کار باعث می‌شود فرصت کافی برای رفع نقایص احتمالی را داشته باشید.
از کانکشن سیمی استفاده کنید
بهتر است مقداری سنتی عمل کرده و دستگاه خود را از طریق کابل اترنت به مودم متصل کنید تا از ایرادات احتمالی وای فای در امان باشید.
در صورتی که دستگاه مورد استفاده شما از کابل LAN پشتیبانی نمی‌کند، می‌توانید یک رابط ارزان USB به اترنت را خریداری کنید.
به میکروفون سیستم اعتماد نکنید
برای برقراری یک ویدیو کنفرانس موفق هرگز نمی‌توانید به میکروفون سیستم اعتماد کنید؛ زیرا کیفیت لازم را در اختیار شما قرار نخواهد داد. بهتر است یک هندزفری بلوتوثی خریداری کرده و از طریق آن، اقدام به مکالمه نمایید. اگر مقداری سخت‌گیرتر باشید، حتی می‌توانید از هدفون‌های مخصوص بازی‌های آنلاین نیز استفاده کنید.
شارژر را فراموش نکنید
اگر از لپ تاپ و یا موبایل استفاده می‌کنید، باید مراقب خالی شدن باتری باشید. تماس‌های ویدئویی طولانی مدت به راحتی می‌توانند شارژ برقی دستگاه شما را تمام کنند. حتی فکر کردن به اینکه در وسط یک ویدیو کنفرانس مهم مجبور باشید برای آوردن شارژر از پشت میز خود بلند شوید نیز آزار دهنده است.
توصیه می‌کنیم حتما دستگاه خود را قبل از برقراری جلسه از نظر شارژ باتری به صورت کامل بررسی کنید و شارژر را نیز به برق متصل کرده و آماده استفاده نمایید. در این صورت، اگر شارژ لپ تاپ یا موبایلتان کم شد، به راحتی و در کمترین زمان ممکن می‌توانید مشکل را حل کنید.
یک پلن جایگزین داشته باشید
مهم نیست که از چه برنامه‌ای برای برقراری تماس تصویری استفاده می‌کنید؛ بهرحال ممکن است یک اختلال رخ داده و ویدئو کنفرانس شما قطع شود. حتما و حتما یک برنامه جایگزین داشته باشید تا بتوانید جلسه را ادامه داده و یا به سایر افراد اطلاع دهید که به مشکل برخورده‌اید.
این پلن جایگزین می‌تواند تماس صوتی با برگزارکنندگان جلسه باشد و یا حتی ارسال یک ایمیل! بهرحال آنچه اهمیت دارد این است که اجازه ندهید با قطع شدن ارتباط ویدئویی، در وضعیت آچمز قرار بگیرید.
کلام پایانی
اگر بتوانید نکاتی که در این مقاله معرفی شدند را به خوبی رعایت نمایید، قطعا از تجربه برگزاری یک ویدیو کنفرانس موفق لذت خواهید برد. همانطور که در ابتدای مقاله نیز اشاره کردیم، ممکن است وضعیت دورکاری شما تا مدت‌ها ادامه داشته باشد و در نتیجه لازم است که به برگزاری تماس‌های تصویری کاری عادت کنید.
در صورتی که نکته‌ای مد نظرتان است که می‌تواند به بهبود کیفیت جلسات ویدئویی کمک کند، حتما در بخش نظرات همین مقاله با ما و سایر خوانندگان مجله ایده آل تک در میان بگذارید.