نظارت بر ایمیل کارمندان کاربردهای زیادی دارد. ایمیل کارمندان، برای ارتباط برقرار کردن با مشتریان استفاده میشود. تقریباً هر کارمند در هر شرکت آدرس ایمیل دارد. کارمندان نباید از ایمیل شرکت، برای امور شخصی استفاده کنند. با این حال، ممکن است این قانون نادیده گرفته شود و بسیاری از کارمندان ایمیل شخصی را از طریق آدرس ایمیل شرکت، ارسال و دریافت کنند.
به همین دلیل شرکت‌ها بر ایمیل کارمندان نظارت می‌کنند. اگرچه آنها لزوماً همه ایمیل‌هایی را که از طریق سرورهای خود مانند iKeyMonitor عبور می‌کنند مشاهده نمی کنند.
فهرست مطالب
مزایای نظارت بر ایمیل کارمندان
- صرفه جویی در زمان
نظارت بر ایمیل، باعث صرفه‌جویی در وقت کارمندان میشود.
- شفافیت را افزایش می‌دهد
این امر به تقویت ارتباط بین کارفرما و کارمندانشان کمک می‌کند.
چگونه ایمیل کارمندان را نظارت کنیم؟
شرکت‌ها روش‌های مختلفی دارند زیرا آنها نحوه نظارت بر ایمیل کارمندان را مطالعه کرده‌اند. برخی شرکت‌ها برای دیدن سایت‌هایی که هر کارمند می‌خواهد به آنها دسترسی پیدا کند، عکس می‌گیرند. برخی دیگر به طور تصادفی به کامپیوتر هر کارمند وصل می‌شوند و بررسی می‌کنند که چه کاری انجام می‌دهند. دومی ممکن است سیگنال‌های هشداردهنده به کاربر بدهد، اما هدف اصلی این است که به همه یادآوری شود که کاربر به طور مداوم نظارت میشود.
ایمیل شخصی
اگر نمی‌خواهید اطلاعات شخصی شما توسط شخص دیگری خوانده شود، بهترین کار این است که ایمیل خود را به خانه محدود کنید.
استفاده از نرم‌افزار
شرکت‌های مدرن از نرم‌افزار برای نظارت بر ایمیل کارمندان استفاده می‌کنند. دلایل بسیاری وجود دارد که یک کارفرما باید هوشیار بوده و بر ایمیل کارمندان و همچنین سایر فعالیتهای IT نظارت کند.
یک دلیل مهم نظارت بر ایمیل کارمندان اطمینان از این است که کارمندان از کامپیوترها فقط برای فعالیتهای روزانه خود درشرکت استفاده می‌کنند. اگر کارمندان با استفاده از اینترنت شرکت فعالیتهای شخصی انجام دهند، ممکن است اطلاعات شرکت را در معرض ویروس‌ها و keyloggerهایی قرار دهند که می‌توانند آنها را سرقت کنند. از این گذشته احتمالاً میزان پهنای باند مورد استفاده هر ماه را افزایش داده و هزینه اینترنت بیشتر خواهد شد.
دلایل نظارت بر ایمیل کارمندان
- اطلاعاتی که جمع می‌کنید می‌تواند برای ارزیابی کارمندان استفاده شود.
- شما به راحتی قادر خواهید بود ارتباطاتی را که مناسب نیست، پیدا کنید.
- می‌توانید انتخاب کنید چه کسی در حال گشت و گذار در پیام‌رسان‌ها است.
- شما می‌توانید بدانید که آیا اطلاعات حساس شما به رقبا اطلاع داده میشود یا خیر.
- با اطلاعاتی که جمع می‌کنید می‌توانید رفتار نامناسب را بررسی کنید.
کارفرمایان باید به کارکنان اطلاع دهند که سیستم نظارت بر ایمیل کارمندان وجود دارد و اطلاعات جمع‌آوری می‌شوند. نظارت فقط باید برای محافظت از منافع شرکت باشد و نه برای نظارت کارکنان.
نحوه مشاهده و خواندن ایمیل‌های کارمندان از طریق گوشی اندروید
خوشبختانه، روش امنی برای انجام این کار از طریق برنامه‌ای با عنوان PanSpy وجود دارد. PanSpy یک برنامه ردیابی چندمنظوره تلفن همراه است که شما را قادر می‌سازد در ساعات کاری بر ایمیل‌های دریافتی و ارسال شده کارمندان نظارت کنید. علاوه بر این، قادر به نظارت بر تاریخچه مرورگر وب، لاگر WiFi ، Geofencing، تقویم، ویدئو، پیام‌های متنی، تماس‌ها، مکان GPS فعلی، اسنپ چت ، واتساپ و موارد دیگر هستید. با کمک PanSpy می‌توانید:
- بر محتوا همه ایمیل‌های دریافتی / خروجی نظارت کنید.
- تاریخ و زمان هر ایمیل را بررسی کنید.
- فرستندگان و گیرندگان ذخیره شده را مشاهده کنید.
ویژگی‌های برتر PanSpy
- فعالیت تلفن همراه را ردیابی کنید: گزارش‌های تماس، پیام‌ها، ایمیل، اسناد، تقویم، عکس، فیلم، برنامه‌ها و موارد دیگر
- موقعیت مکانی فعلی را ردیابی کنید: GPS ، Geofencing ، logger WiFi
- نظارت بر برنامه‌های اجتماعی: واتساپ ، اسکایپ ، فیسبوک ، اینستاگرام ، اسنپ چت ، لاین ، Kik ، Tinder ، Hangouts و موارد دیگر
- کنترل از راه دور: مسدودکننده برنامه، محدودیت برنامه
سه مرحله برای نظارت بر ایمیل‌های کارمندان
مرحله ۱: ایجاد یک حساب کاربری PanSpy
ابتدا با کلیک روی گزینه ثبت نام در گوشه سمت راست بالای صفحه، برای PanSpy یک حساب کاربری ایجاد کنید. اکنون آدرس ایمیل معتبر خود را وارد کرده و پسورد آن را درست کنید. پس از ایجاد یک حساب کاربری PanSpy، یک لینک تأیید دریافت خواهید کرد، به آدرس ایمیل خود بروید، روی لینک ضربه بزنید تا حساب خود را فعال کنید و سپس نصب Wizard را دنبال کنید تا مراحل تنظیم زیر را انجام دهید. سیستم‌عامل را که در دستگاه هدف در حال اجرا است، انتخاب کنید. در اینجا، اندروید را انتخاب می‌کنیم.
مرحله ۲: برنامه PanSpy را نصب کنید
اپلیکیشن را روی دستگاه تلفن همراه نظارت شده دانلود و نصب کنید. سپس حساب PanSpy را بر روی تلفن وارد کرده و به PanSpy اجازه دهید تا مطابق دستورالعمل به داده‌های تلفن همراه مانیتور شده دسترسی پیدا کند.
توجه: وقتی تمام مراحل را تمام کردید و سرویس را شروع کردید، می‌توانید نماد برنامه را حذف کنید یا آن را در صفحه اصلی نگه دارید.
مرحله ۳: پیگیری ایمیل‌های کارمند را شروع کنید
هنگامی که همه چیز به پایان رسید، برای مشاهده اطلاعات نظارت شده به داشبورد کنترل پنل کامپیوتر خود برگردید. برای شروع نظارت بر ایمیل‌های کارمندان، روی ایمیل در سمت چپ داشبورد کلیک کنید.
