فرقی نمی‌کند شما مدیر اجرایی یک پروژه باشید تا یک شرکت را مدیریت کنید؛ شما بهرحال به تقسیم وظایف بین کارکنان و نظارت دقیق بر روند اجرای کارها نیاز خواهید داشت. مدیریت پرژه و محتوا یک دانش ضروری برای تمامی مدیران کسب و کار به شمار می‌رود؛ به ویژه زمانی که شما کارمندان زیادی دارید و کارهای بزرگ و کوچک را بین آن‌ها تقسیم می‌کنید. زمانی که کارها زیاد می‌شوند؛ احتمال از قلم افتادن و یا به فراموشی سپرده شدن وظایف نیز بالا می‌رود. اینجاست که شما به یک ابزار مدیریت پروژه و محتوا نیاز دارید تا به کمک آن کارها و وظایف را بین افراد مجموعه خود تقسیم کرده و بر روند اجرای آن‌ها نظارت داشته باشید؛ با ایده آل تک همراه باشید.
چرا مدیریت پروژه و محتوا مهم است ؟
” یا شما روزتان را مدیریت کنید یا او شما را کنترل خواهد کرد ” . تا به حال این جمله را شنیده بودید ؟ این جمله در نگاه اول ممکن است یک عبارت شخصی به نظر بیاید و ارتباطی با محیط‌های کاری نداشته باشد. اما باید بدانیم که در یک سازمان نیز دقیقا این اتفاق می‌تواند رخ دهد. اگر شما نتوانید به خوبی کارمندان و وظایف محول شده به آن‌ها را مدیریت نمایید؛ بعد از مدتی هرج و مرج و بی نظمی خواهد بود که کنترل امور را در شرکت یا سازمان شما به دست خواهد گرفت !
در یک سازمانی که دانش تولید محتوا در آن پیاده سازی نمی‌شود؛ بسیاری از کارها به فراموشی سپرده شده و یا با سهل انگاری نادیده گرفته خواهند شد؛ افراد سازمان به خوبی با شرح وظایف خود آشنا نمی‌شوند و به درستی نمی‌دانند که چه کاری را باید در چه زمانی انجام دهند؛ کارها به درستی پیش نخواهند رفت و نتیجه همه این اتفاقات ناگوار، دور شدن شرکت و سازمان از هدف خود و البته به هدر رفتن سرمایه مالی خواهد بود !
حالا که به خوبی با اهمیت مدیریت پروژه و محتوا آشنا شدیم؛ وقت آن رسیده است که به یک پرسش مهم پاسخ دهیم : چگونه کارها و وظایف سازمان خود را مدیریت کرده و بر انجام آن‌ها نظارت کنیم ؟ خوشبختانه برای انجام این کار ابزارهای زیادی در دسترس ما قرار دارند که البته کار کردن با بعضی از آن‌ها زیاد هم ساده نیست. ما در اینجا به معرفی چند ابزار ساده و روان در زمینه مدیریت پروژه و محتوا می‌پردازیم. پیشنهاد می‌کنیم حتما یکی از این ابزارها را انتخاب کرده و شروع به مدیریت هدفمند و اصولی شرکت و سازمان خود نمایید :
ابزار تسکولو
این ابزار را می‌توان اولین رقیب قدرتمند فارسی زبان برای ابزارهای خارجی مدیریت پروژه و محتوا دانست. تسکولو یک پلتفرم تحت وب است که به استارت آپ‌ها، شرکت‌ها و تیم‌های کاری این امکان را می‌دهد تا از طریق وب به مدیریت کارهای خود پرداخته و آن‌ها را با مجموعه کاری خود به اشتراک بگذارند. برای استفاده از امکانات این ابزار مفید، قبل از هر چیزی باید سری به وب سایت تسکولو بزنید :
از جمله امکاناتی که این ابزار در اختیار شما قرار می‌دهد؛ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
مدیریت کارها و وظایف
در تسکولو شما می‌توانید کارهای مختلف رو در قالب وظیفه‌هایی مشخص و در دسته‌های جداگانه تقسیم بندی کنید. به این ترتیب شما می‌توانید بدون ایجاد هرج و مرج و بی نظمی ، به راحتی به تمامی کارها دسترسی داشته باشید و بر روی انجام آن‌ها نظارت کنید.
گفتگوی آنلاین
با استفاده از قسمت چت زنده‌ی این ابزار می‌توایند به سرعت با همه اعضای تیم ارتباط برقرار کرده و از اتلاف وقت جلوگیری نمایید. اگر قصد دارید پیامی را برای فرد خاصی از مجموعه ارسال کنید؛ می‌توانید اسم آن فرد را در پیام ذکر کنید؛ تسکولو از طریق نوتیفیکیشن موبایل یا کامپیوتر به او اطلاع خواهد داد.
ثبت زمان های کاری
یکی از بهترین آپشن‌های تسکولو، ثبت زمانی است که یک کارمند برای انجام کار صرف کرده است. به این ترتیب علاوه بر اینکه اعضای شرکت می‌توانند گزارش‌های دقیق کاری خود را ثبت کنند؛ مدیر مجموعه نیز به راحتی از زمان صرف شده برای هر کار آگاه شده و می‌تواند بر اساس این زمان‌ها برای آینده شرکت برنامه ریزی بهتری داشته باشد.
جستجو
زمانی که کارها و وظایف زیاد می‌شوند؛ دسترسی به آن‌ها کمی مشکل می‌شود. خوشبختانه این ابزار یک قسمت جستجو در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد که در آن می‌توانند به راحتی کار، پیام یا پروژه خاصیر را جستجو کنند.
ایجاد تیم های کاری
در ابزار تسکولو می‌توانید به ایجاد تیم‌های مختلف بپردازید و برای هر کدام از این تیم‌ها دسترسی مشخصی تعریف کنید. شما به عنوان مدیر شرکت به تمامی تیم‌ها دسترسی کامل دارید و می‌توانید بر انجام کارهای آن‌ها نظارت داشته باشید. این در حالی است که هر تیم نیز به صورت جداگانه به پروژه‌ای که به آن‌ها محول شده است دسترسی خواهند داشت.
شروع کار با تسکولو
بعد از آنکه به وب سایت تسکولو رفتید بهتر است زبان آن را به فارسی تغییر دهید تا مشکلی از بابت کار کردن با آن نداشته باشید. پیش از هر چیزی باید در این وب سایت ثبت نام کنید. برای این کار بر روی قسمت ” رایگان شروع کن ” کلیک نمایید. در صفحه ثبت نام از شما درخواست یک نام کاربری، یک آدرس معتبر ایمیل و یک گذرواژه خواهد شد که باید آن‌ها را تکمیل نمایید. یک کد تایید به ایمیل شما ارسال خواهد شد که باید بعد از مراجعه به ایمیل خود، نسبت به فعالسازی حسابتان در تسکولو اقدام نمایید.
برای شروع به کار در این ابزار باید بعد از آنکه حساب شما تایید شد؛ وارد سایت شده و یک پروژه ایجاد نمایید. بعد از اینکه پروژه خود را ایجاد کردید باید اعضای تیم کاری خود را از طریق وارد کردن آدرس ایمیل آن‌ها به پروژه اضافه کنید.
از آنجایی که این نرم افزار دراری زبان فارسی نیز می‌باشد؛ به راحتی می‌توانید راهنمای کامل استفاده از آن را مطالعه کرده و در صورتی که سوالی در رابطه با تسکولو برایتان پیش آمد؛ از مشاورین این ابزار نیز کمک بگیرید. البته برای اینکه بتوانید به یک کاربر حرفه‌ای در زمینه کار با تسکولو تبدیل شوید؛ می‌توانید در دوره‌های آموزشی این ابزار نیز شرکت نمایید.
ابزار ترلو
یکی از محبوب‌ترین ابزارها در زمینه مدیریت پروژه و محتوا که بیش از 25 میلیون کاربر در جهان از آن استفاده می‌کنند؛ ابزار ترلو می‌باشد. ترلو یک پنتلفرم تحت وب می‌باشد که به سادگی و سهولت در استفاده نیز مشهور شده است. در این ابزار علاوه بر اینکه امکان مدیریت پروژه‌های کاری فراهم شده است؛ افراد مختلف قادر به مدیریت برنامه‌های شخصی نیز میباشند.
در این ابزار، پروژه یا سازمان تحت عنوان ” Board ” تعریف می‌شود و کارها یا وظایف به صورت ” Card ” تقسیم بندی می‌شوند. زمانی که شما یک ” Board ” ایجاد می‌کنید؛ اعضای تیم یا کارمندان شرکت خود را به آن اضافه می‌کنید. بعد از آن هر برنامه یا وظیفه‌ای به صورت یک ” Card ” تعریف شده و به یک کارمند یا یک تیم واگذار می‌شود. تمامی اقدامانی که بر روی ” Card ” انجام می‌شوند تحت عنوان جزئیات یادداشت شده و مدیر به عنوان بالاترین فرد شرکت؛ در هر زمانی به تمامی ” Card ” ها دسترسی خواهد داشت.
برای استفاده از این ابزار، قبل از هر کاری باید وارد وب سایت ترلو شوید. بعد از ورود به سایت باید نسبت به ثبت نام در آن اقدام نمایید. همچنین می‌توانید از طریق ثبت نام در ترلو این کار را انجام دهید. در هنگام ثبت نام حتما از یک ایمیل معتبر استفاده نمایید؛ زیرا برای احراز هویت خود، لازم است وارد ایمیل خود شده و لینکی که از طرف ترلو برای شما فرستاده شده است را تایید نمایید.
اولین کاری که باید در ترلو انجام دهید؛ اضافه کردن اعضای تیم است. از طریق گزینه Add Members می‌توانید تمامی کارکنان شرکت را اضافه کنید. این اولیتق قدم شما در مدیریت پروژه و محتوا خواهد بود.
ایجاد Board و Card در ترلو
همانطور که گفته شد برای ایجاد و مدیریت یک پروژه در ترلو باید آن را در قالب یک Board تعریف کنید. بعد از آنکه مراجل ثبت نام شما تکمیل شد؛ می‌تانید وارد حساب کاربری خود شده و اقدام به ایجاد پروژه نمایید. در بالای صفحه و سمت راست یک علامت + مشاهده می‌کنید که باید بر روی آن کلیک نمایید. گزینه New Board را انتخاب کنید و یک نام برای پروژه‌ی خود تعیین کنید.
بعد از ساختن Board مورد نظرتان، نوبت به آن می‌رسد که اعضایی از تیم که می‌خواهید در پروژه با شما همکاری داشته باشند را به آن اضافه نمایید. برای این کار براید بر روی گزینه Add Members کلیک کرده و از طریق وارد کردن آدرس ایمیل، افراد مختلف را به پروژه اضافه نمایید.
تمامی وظایفی که در یک پروژه باید انجام شوند؛ به صورت Card تعریف شده و انجام آن‌ها به کارمندان مختلف شرکت محول خواهد شد.
ستون های یک Board
بعد از آنکه Board ساخته شد و اعضایی که باید در آن مشارکت داشته باشند؛ اضافه شدند نوبت به ایجاد Card خواهد رسید. کارت ها در واقعغ همان کارهایی هستند که در طول پروه باید انجام شوند. در ستون To Do بر روی گزینه Add Card کلیک کرده و یک کارت ایجاد نمایید. حال تمامی اعضای Board به ستون To Do دسترسی دارند و می‌توانند لیست کارت های ایجاد شده را ببینند. ( کارت‌هایی که در لیست To Do قرار دارند در واقع وظیفه هایی هستند که هنوز به هیچ کدام از کارکنان محول نشده‌اند )
حال مدیر شرکت تصمیم می‌گیرد یکی از کارت هایی که در لیست To Do قرار دارد را به یکی از کارمندان محول نماید. این کارمند کارت مورد نظر را با لیبل خود برچسب زده و آن را به لیست Doing منتقل می‌کند.
زمانی که کارت مورد نظر به درستی به پایان رسید؛ کارمندی که وظیفه انجام آن را بر عهده داشته است، کارت را به ستون Done منتقل می‌کند و این اتفاق به معنی پایان یافت کارت مورد نظر می‌باشد
سایر امکانات ترلو
این ابزار دارای امکانات بسیاز متنوع و زیادی می‌باشد که توضیح دادن همگی آن‌ها در این مقاله نمی‌گنجد. شما برای آشنایی بیشتر با ترلو می‌توانید راهنمای آن را به طور کامل مطالعه کرده و یا در دوره‌های آموزشی این ابزار شرکت کنید.
سایر ابزارهای مدیریت پروژه و محتوا
ما در این مقاله به معرفی دو ابزار محبوب و شناخته شده در زمینه مدیریت پروژه و محتوا پرداخته‌ایم. اما بد نیست بدانید که ابزارهای بسیار زیادی در این زمینه موجود هستند که می‌توانید از آن‌ها برای کنترل و مدیریت کسب و کار خود استفاده نمایید. در اینجا از معرفی این ابزارها صرف نظر کرده و فقط آن‌ها را برای آشنایی بیشتر شما لیست خواهیم کرد:
- ابزار کژوال یا casual
- ابزار آسانا یا asana
- ابزار بیس کمپ یا basecamp
- ابزار omniplan
- ابزار todoist
- ابزار pivotal tracker