نرم افزارهای اداری مایکروسافت شامل برنامه های کاربردی با قابلیت های فراوانی است. امروزه شرکت ها و سازمان های اداری بسیاری از برنامه های آفیس استفاده می کنند. امکانات و قابلیت های کاربردی، رابط کاربری آسان و گرافیکی باعث محبوبیت مجموعه آفیس در بین کاربران شده است. مهم ترین مزیت این مجموعه امکان برقراری ارتباط بین نرم افزارهای خود است.
برای مثال می توانید برای تحلیل فروش و سود محصولات خود از نرم افزار اکسل بهره ببرید. برای این کار کافی ست اطلاعات محصولات را از اکسس وارد اکسل کنید. بنابراین دیگر مجبور نیستید دوباره تمام اطلاعات را وارد اکسل کنید. بسیاری از کاربران تفاوت اکسل و اکسس را نمی دانند. حتی بعضی فکر می کنند این دو نرم افزار کاربرد مشابه دارند. درست است که هر دو با داده ها سروکار دارند، اما کارکرد هر کدام کاملا متفاوت است.
در این مقاله به طور کامل به پاسخ این سوال می پردازیم.
فهرست مطالب
تفاوت اکسل و اکسس
اکسل (Excel) یک نرم افزار صفحه گسترده است که برای تحلیل داده ها و ایجاد نمودار، محاسبات و مدل های آماری استفاده می شود. برای مثال شما یک فایل برای اطلاعات محصولات، خرید و فروش دارید. برای محاسبه سود فروش به راحتی می توانید از نمودار های پیشرفته و فرمول های محاسباتی استفاده کنید. در صورتی که کاربرد نرم افزار اکسس (Access) ایجاد و نگه‌داری پایگاه داده یا بانک اطلاعاتی است. هم چنین به جمع آوری و مرتب سازی داده ها کمک می کند. برای مثال برای ورود و نگه‌داری اطلاعات محصولات، مواد اولیه و پرسنل از اکسس استفاده می شود.
برنامه اکسل شامل فرمول ها، مدل های آماری و نمودارها است که روی داده ها عملیاتی انجام می دهند. اما در اکسس جمع آوری داده ها، حفظ و نگه‌داری، مرتب سازی و استخراج آن ها مهم است.
اکسل در مقایسه با اکسس فضای کمتری برای ذخیره داده ها دارد. از آن جایی که اکسس برای حفظ و نگه‌داری اطلاعات ساخته شده است، ظرفیت بیشتری برای ذخیره سازی دارد. می توانید حجم بالایی از اطلاعات محصول را وارد اکسس کنید.
معمولا آموزش و یادگیری نرم افزار اکسل برای کاربران ساده تر از اکسس است. زیرا درک مفاهیم اصلی اکسس مانند صفت، موجودیت، ارتباط بین جداول، فرم ها و کوئری برای کاربران معمولی مشکل است. هم چنین محیط کاربری پیچیده تری نسبت به اکسل دارد.
جداول اکسس قابلیت برقراری ارتباط با یکدیگر را دارند. به همین دلیل می توان از داده های چندین جدول برای استخراج اطلاعات استفاده نمود. که این امکان در اکسل وجود ندارد. برای مثال شما یک بانک محصولات، یک بانک برای فاکتور های فروش و یک بانک هم از اطلاعات مشتریان دارید. وقتی می خواهید سود فروش ماهانه از هر محصول را در یک فاکتور محاسبه کنید، نیاز است که اطلاعات محصول، فروش و مشتری را در یک فاکتور فراخوانی کنید. برقراری ارتباط بین سه بانک در اکسس به راحتی انجام می شود. اما تمام اطلاعات در اکسل در کاربرگ وارد می شود. کاربرگ ها با هم ارتباط ندارند و داده ها جدا از هم هستند.
به هر کدام از خانه های اکسس یک فیلد می گویند. هر کدام از فیلدها دارای ساختار داده هستند. یعنی یک فیلد فقط می تواند یک مقدار از انواع داده عددی، متنی، لینک، عکس و … داشته باشد. در صورتی که سلول های اکسل بدون ساختارند و می توانید هر نوع داده‌ای را وارد کنید. روی این سلول ها عملیات منطقی و حسابی انجام می شود.
ورود و ثبت اطلاعات در اکسس از طریق فرم ها صورت می گیرد. فرم ها نظم خاصی به کار شما می دهند و کار با آن ها برای کاربر راحت تر است. مثل فرم های ثبت نام در سایت ها، ساخت ایمیل، ثبت‌نام کنکور، نظرات و … کاربر اطلاعات را در فیلد مخصوص به همان صفت وارد می کند و مقادر دیگر جدول را نمی بیند. اما در اکسل شما می توانید کل اطلاعات وارد شده را مشاهده کنید.
تفاوت دیگر اکسل و اکسس یادگیری آن است. برای یادگیری Access پیشرفته شما نیاز به دانش برنامه نویسی دارید. اما برای اکسل پیشرفته کار با توابع و تحلیل و آنالیز داده ها مهم است.
خوشبختانه چون هر دو نرم افزار از یک مجموعه هستند، قابلیت اتصال به یکدیگر را دارند. می توان جداول هر کدام را در فایل دیگری وارد و از آن استفاده کرد.
اکسل یا اکسس؟
هر کدام از این دو نرم افزار کاربرد خاص خود را دارد. اما می توان از هر دو در کنار هم استفاده کرد و از امکانات و قابلیت های هر دو بهره‌مند شد. اگر قصد ذخیره و نگه‌داری اطلاعات را دارید و امنیت اطلاعات برای تان مهم است، بهتر است از اکسس استفاده کنید. اما اگر با نرم افزارهای فروش و حسابداری سر و کار دارید و تجزیه و تحلیل آماری جزوی از کارتان است، بدون شک اکسل انتخاب شما خواهد بود.
با این وجود می توانید از فایل بانک اطلاعاتی خروجی بگیرید و آن را وارد اکسل کنید، از قابلیت های این نرم افزار پرقدرت بهره‌مند شوید.
سوالات متداول
نرم‌افزارهای اداری (Office) مایکروسافت مجموعه‌ای از چند نرم افزار کاربردی است که برای سازمان‌ها و ادارات و شرکت‌ها آموزشگاه‌ها ساخته شده است. شرکت مایکروسافت با انتشار این مجموعه کار بسیاری از سازمان‌ها را ساده و باعث افزایش سرعت آن‌ها شده است. این مجموعه شامل نرم‌افزارهای واژه‌پرداز (Word)، اکسل، اکسس، پاورپوینت و … است.