در بین نرم‌افزارهای مختلف مایکروسافت آفیس، نرم‌افزارهای اکسل و اکسس جز پرکاربردترین نرم‌افزارها به ویژه برای سازمان‌ها و شرکت‌ها هستند. هر دو این نرم‌افزار ویژگی‌های خاص خود را دارند که با استفاده از آنها می‌توان عملیات‌های مختلفی را انجام داد.
با این حال برخی افراد، اکسل و اکسس را با یکدیگر اشتباه می‌گیرند و نسبت به تفاوت‌های آنها آگاهی ندارند. در مقاله پیش رو قصد داریم تا به بیان تفاوت اکسل و اکسس بپردازیم؛ با ما همراه باشید.
تفاوت اکسل و اکسس
نرم افزارهای اداری مایکروسافت شامل برنامه‌های کاربردی با قابلیت‌های فراوانی است. امروزه شرکت‌ها و سازمان‌های اداری از برنامه‌های آفیس برای پیش بردن کارهای خود استفاده می‌کنند. امکانات و قابلیت‌های کاربردی، رابط کاربری آسان و گرافیکی باعث محبوبیت مجموعه آفیس در بین کاربران شده است.
نرم‌افزارهای ورد، آفیس، اکسس و پاورپوینت جزو محبوب‌ترین برنامه‌های اداری مایکروسافت هستند که هرکدام برای کاربردها و اهداف مشخصی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
برای مثال می‌توانید برای تحلیل فروش و سود محصولات خود، از نرم افزار اکسل بهره ببرید. برای این کار کافیست اطلاعات محصولات را از اکسس وارد اکسل کنید. بنابراین دیگر مجبور نیستید دوباره تمام اطلاعات را وارد اکسل نمایید.
بسیاری از کاربران فرق اکسل و اکسس را نمی‌دانند و حتی فکر می‌کنند این دو نرم‌افزار کاربرد مشابه دارند. توجه داشته باشید که هر دو با دادهها سروکار دارند، اما کارکرد هر کدام کاملا متفاوت است.
اکسل (Excel) یک نرم افزار صفحه گسترده است که برای تحلیل دادهها و ایجاد نمودار، محاسبات و مدل‌‌های آماری استفاده می‌شود.
اکسل در بین دانشجویان، مهندسان، حسابداران و کسانی که با دادههای عددی و کیفی مختلف سروکار دارند، یک نرم‌افزار بسیار محبوب است.
در این نرم‌افزار، مطابق تصویر بعد، می‌توان نمودارهای مختلفی اعم از خطی، ستونی، دایره‌ای، هیستوگرام و موارد دیگر را ترسیم کرد و حتی پارامترهای آماری مثل میانگین، انحراف معیار و واریانس را برای یک جامعه آماری به دست آورد.
اگر در زمینه ترسیم نمودار در اکسل، مبتدی و کم تجربه هستید، می‌توانید به مقاله «چگونه در اکسل نمودار رسم کنیم» مراجعه کنید.
زمانی که شما یک فایل برای اطلاعات محصولات و خرید و فروش آن دارید، برای محاسبه سود فروش، به راحتی می‌توانید از نمودارهای پیشرفته و فرمول‌‌های محاسباتی اکسل استفاده کنید.
از طرفی نرم‌افزار اکسس (Access) برای ایجاد و نگهداری پایگاه داده به کار می‌رود و به نوعی یک بانک اطلاعاتی است. این نرم‌افزار همچنین به جمع‌آوری و مرتب‌سازی دادهها کمک میکند. برای مثال برای ورود و نگهداری اطلاعات محصولات، مواد اولیه و پرسنلی که در تولید محصول نقش داشته‌اند، می‌توان از اکسس استفاده نمود.
برنامه اکسل شامل فرمول‌ها، مدل‌‌های آماری و نمودارها است که روی دادهها عملیات انجام می‌دهند؛ اما در اکسس جمع‌آوری دادهها، حفظ و نگهداری، مرتب‌سازی و استخراج آنها مهم است. یکی دیگر از موارد مهم تفاوت اکسل و اکسس، تفاوت در فضای ذخیره‌سازی است.
اکسل در مقایسه با اکسس فضای کمتری برای ذخیره دادهها دارد. از آن جایی که اکسس برای حفظ و نگهداری اطلاعات ساخته شده است، طبیعتا ظرفیت بیشتری برای ذخیره‌سازی دارد و می‌توان حجم بالایی از اطلاعات محصول را در اکسس وارد و ذخیره کرد.
از دیگر جنبه‌های مهم تفاوت اکسل و اکسس می‌توان به تفاوت در سطح و سختی آموزش و یادگیری آنها اشاره کرد.
معمولا آموزش و یادگیری نرم‌افزار اکسل برای کاربران ساده‌تر از اکسس است؛ زیرا مفاهیم اصلی اکسس مانند صفت، موجودیت، ارتباط بین جداول، فرمها و کوئری را کاربران معمولی به سختی می‌توانند درک کنند.
از طرفی اکسس محیط کاربری پیچیده‌تری نسبت به اکسل دارد. برای یادگیری Access پیشرفته، شما نیاز به دانش برنامه نویسی دارید، اما برای اکسل پیشرفته، کار با توابع و تحلیل و آنالیز دادهها مهم است.
در اکسس جداول را می‌توان با یکدیگر ارتباط داد. به همین دلیل می‌توان از دادههای چندین جدول برای استخراج اطلاعات استفاده نمود. چنین ویژگی در اکسل وجود ندارد.
برای مثال، شما یک بانک محصولات، یک بانک برای فاکتورهای فروش و یک بانک هم از اطلاعات مشتریان دارید. وقتی می‌خواهید سود فروش ماهانه از هر محصول را در یک فاکتور محاسبه کنید، نیاز است که اطلاعات محصول، فروش و مشتری را در یک فاکتور فراخوانی نمایید.
برقراری ارتباط بین سه بانک در اکسس به راحتی انجام می‌شود. اما در اکسل تمام اطلاعات را باید در یک کاربرگ یا Worksheet وارد کنید. کاربرگ‌ها با هم ارتباط ندارند و دادهها جدا از هم هستند.
به هر کدام از خانه‌های اکسس مطابق تصویر بعدی یک فیلد می‌گویند. هرکدام از فیلدها، دارای ساختار داده هستند. یعنی یک فیلد فقط می‌تواند یک مقدار از انواع داده عددی، متنی، لینک، عکس و غیره داشته باشد.
از طرفی سلول‌های اکسل بدون ساختار هستند و می‌توانید هر نوع داده‌ای را در آنها وارد کنید. روی این سلول‌ها می‌توان عملیات منطقی و ریاضی انجام داد. به طور مثال در اکسل می‌توانید روی داده، عملیات‌های ریاضی مثل جمع، تفریق، ضرب، تقسیم پیاده کنید و یا حتی دادهها را در توابع مختلف ریاضی مثل توابع لگاریتمی قرار دهید.
ورود و ثبت اطلاعات در اکسس از طریق فرمها صورت می‌گیرد. فرمها نظم خاصی به کار شما می‌دهند و کار با آنها برای کاربر راحت‌تر است. در اکسس، کاربر اطلاعاتی را در فیلد مخصوص به هر موضوع یا ویژگی وارد میکند و سایر دادهها و مقادیر دیگر جدول را نمی‌بیند. از این بابت فرم‌های اکسس را می‌توان با فرم‌های ثبت‌نام در سایت‌ها، ساخت ایمیل، ثبت‌نام کنکور، نظرات و غیره مقایسه نمود.
علی‌رغم وجود موارد گوناگون در تفاوت اکسل و اکسس، این دو نرم‌افزار به یک خانواده یعتی مایکروسافت آفیس تعلق دارند و به همین دلیل می‌توان آنها را به یکدیگر متصل کرد و جدول‌های هریک از آنها را در فایل نرم‌افزار دیگر وارد نمود.
انتخاب مناسب بین اکسل و اکسس
همان‌طور که قبلا هم بیان شد، هر کدام از این دو نرم افزار کاربرد خاص خود را دارد. اما می‌توان از هر دو در کنار هم استفاده کرد و از امکانات و قابلیت‌های هر دو نرم‌افزار بهره‌مند شد.
اگر قصد ذخیره و نگهداری اطلاعات را دارید و امنیت اطلاعات برایتان اولویت محسوب می‌شود، بهتر است از اکسس استفاده کنید؛ اما اگر با نرم‌افزارهای فروش و حسابداری سر و کار دارید و تجزیه و تحلیل آماری، جزوی از کارتان است، بدون شک اکسل بهترین انتخاب برای شما خواهد بود. توجه داشته باشید که اکسل همواره برای عملیات‌های محاسباتی و ریاضی نیز بهترین گزینه به شمار می‌رود.
کلام آخر
در این مقاله از مجله تکنولوژی ایده‌آل تک، به بررسی تفاوت اکسل و اکسس پرداخته شد. اکسل و اکسس هردو از برنامه‌های کاربردی مایکروسافت آفیس هستند که برای کاربردهای مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرند.
اکسل عموما برای تجزیه و تحلیل نموداری، محاسبات ریاضی، حسابداری و محاسبات آماری مورد استفاده قرار می‌گیرد؛ اما اکسس بهترین گزینه برای نگهداری دادهها و سامان‌دهی آنها است.
در پایان از شما عزیزان می‌خواهیم تا تجربیات خود از کار با اکسس و اکسل را با ما و سایر مخاطبان ایده آل تک در میان بگذارید؛ همچنین اگر پرسشی دارید، در قسمت نظرات بپرسید تا در سریع‌ترین زمان به آن پاسخ دهیم.
سوالات متداول
مجموعه نرم‌افزارهای اداری مایکروسافت چیست؟
نرم‌افزارهای اداری (Office) مایکروسافت مجموعه‌ای از چند نرم افزار کاربردی است که برای سازمان‌ها و ادارات و شرکت‌ها آموزشگاه‌ها ساخته شده و استفاده می‌شود. شرکت مایکروسافت با انتشار این مجموعه انقلابی در فرایندهای اداری بسیاری از سازمان‌ها و ادارات ایجاد کرد و سرعت عملکرد و پیشرفت آنها را به شدت افزایش داد. این مجموعه شامل نرم‌افزارهای واژه‌پرداز (Word)، اکسل، اکسس، پاورپوینت و غیره است.
آیا می‌توان از اکسل به عنوان پایگاه داده استفاده کرد؟
خیر، توصیه می‌شود از اکسل به عنوان پایگاه داده استفاده نکنید زیرا اکسل به ردیف‌های 1 میلیونی داده محدود است. در حقیقت اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده است که باید از آن برای محاسبات و رسم نمودار استفاده نمود.
بین نرم‌افزارهای اداری مایکروسافت کدام پرکاربردتر هستند؟
تمامی نرم‌افزارهای اداری مایکروسافت کاربردهای زیادی دارند اما معمولاً ورد و اکسل بیشتر در پروژه‌ها استفاده می‌شوند.
بین اکسس و اکسل کدام بهتر است؟
به طور کلی، Access برای مدیریت دادهها بهتر است و به شما کمک میکند آنها را سازماندهی نمایید، جستجو کنید و به طور همزمان در دسترس چندین کاربر قرار دهید. از طرفی اکسل برای تجزیه و تحلیل دادهها گزینه مناسبی محسوب می‌شود. بنابراین هر دو نرم‌افزار قابلیت‌های بالایی دارند و با توجه به هدف پروژه و کاربرد موردنظر، می‌توان اکسل یا اکسس را انتخاب کرد و یا هردو را باهم به کار برد.