وقتی صحبت از کارایی واحد IT به میان می آید، منظورمان توانایی سازمان در افزایش بهره وری و کارکرد منابع، سیستم ها و فرآیندهای فناوری اطلاعات خود است. با بهبود و ارتقای جنبه های مختلف عملکرد IT سازمان می تواند به اهداف و نتایج دلخواه خود برسد.
گردش کار آسان، کاهش هزینه های IT، بهبود عملکرد، افزایش امنیت و نوآوری از مهم ترین دلایلی هستند که کسب و کارها باید برای افزایش کارایی واحد IT اقدام کنند و راهکارهای مختلفی را در نظر بگیرند.
در ادامه به اهمیت افزایش کارایی واحد فناوری اطلاعات و روش های موثر آن را بررسی می کنیم و با نرم افزارهایی که در این راستا به کمک ما می آیند آشنا می شویم.
اهمیت افزایش کارایی IT در سازمان
کارایی فناوری اطلاعات یک سری فعالیت ها مثل تخصیص منابع، اتوماسیون فرآیندها، بهبود زیرساخت ها و کنترل و نظارت بر عملکرد را در برمی گیرد. و اما افزایش کارایی این واحد در هر سازمانی با خود مزیت های زیادی را برای کسب و کار به دنبال دارند.
- کاهش هزینه ها: با بهبود و افزایش کارایی واحد IT با اتوماسیون فرآیندها، بهبود منابع و گردش کار آسان از صرف هزینه های اضافی در سازمان جلوگیری کنید.
- بهبود بهره وری: همچنین می توانید با منابع کمتر و با صرف زمان کمتر کارهای بیشتری را انجام دهید. وقتی برخی فرآیندها به صورت خودکار انجام شوند و گردش کار بهتر عمل کند، تیم ها و اعضای آن می توانند روی تسک های مهم تر و ضروری تر تمرکز کنند.
- تصمیم گیری بهتر: وقتی شما کارایی فناوری اطلاعات را افزایش دهید، به داده های دقیق و قابل ارجاع دست پیدا می کنید که این داده ها و اطلاعات به شما در مدیریت داده و تحلیل آن ها کمک می کند. همچنین می توانید در شرایط حساس و مهم تصمیماتی بگیرید که بر اساس منابع دقیق و واقعی به دست آمده اند.
- بهبود چابکی و انعطاف پذیری: فرآیندها و سیستم های IT کارآمد بهتر به تغییراتی مانند نیازهای کسب و کار، تغییرات بازار و پیشرفت تکنولوژی واکنش نشان می دهند. و همین موضوع باعث می شود از رقبای خود پیشی بگیرند.
- بهبود تجربه مشتری: وقتی سازمان شما کارایی واحد IT خود را افزایش دهد، یعنی زمان پاسخدهی خود را سریع تر کند، خدمات شخصی سازی شده ارائه دهد، و قابلیت تحلیل و آنالیز خود را افزایش دهد، پس سازمان هم تصمیماتی منطقی و بر اساس داده های واقعی اتخاذ می کند که در نتیجه رشد سازمان و رضایت مشتریان را به دنبال دارد.
4 روش افزایش کارایی واحد IT در سازمان
برای افزایش کارایی واحد IT سازمان خود باید ترکیبی از استراتژی ها، برنامه ریزی ها و تکنولوژی های مختلف را به کار ببرید تا بتوانید هم به رشد کسب و کارتان کمک کنید و هم مشتری های وفادار داشته باشید. در ادامه به 4 استراتژی و روش مهم برای بهبود کارایی IT در سازمان اشاره کرده ایم.
1. اتوماسیون فرآیندهای IT
اتوماسیون ورق را به نفع کسب و کار بر می گرداند. می توانید تسک ها و فرآیندهایی مانند آپدیت سیستم، دیتا بک آپ و توسعه نرم افزار را به کمک نرم افزارهایی مثل دانا پرو اتوماسیون کنید. و در زمان و هزینه ها صرفه جویی کنید و ارورها و اشتباهات را تا حد زیادی کاهش دهید. که این موضوع باعث می شود کارکنان IT روی استراتژی ها و تسک های مهم خود تمرکز بیشتری داشته باشند.
2. KPIها را به دقت اندازه گیری کنید
شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) برای نظارت بر بهره وری واحد IT به طور کلی مهم هستند. با این حال، بسیاری از واحدهای IT بر روی شاخص های اشتباه تمرکز می کنند. انتخاب شاخص های عملکرد مناسب نه تنها برای واحد IT، بلکه به طور کلی برای کسب و کار شما نیز مهم است.
خیلی خوب است که عوامل مهم موفقیت را به اهداف کلی کسب و کار و همچنین نیازهای ذینفعان مرتبط کنید. این رویکرد می تواند تضمین کند که بسیاری از KPIها می توانند به عنوان شاخص های ریسک کلیدی (KRI) برای هشدار درباره مدیریت فناوری اطلاعات به شرکت استفاده شوند.
3. استفاده از ITSM
نرم افزارهایی هستند که حضور آن ها در بخش IT بسیار هم هستند. نرم افزار ITSM یکی از این نرم افزارها است که به سازمان کمک می کند فرآیندها را در سازمان اتوماسیون کنید و در هزینه های سازمان صرفه جویی کنید.
نرم افزار ITSM دانا پرو کارهای روزانه تکراری تیم های شما را اتوماسیون می کند و تمرکز تیم شما را روی تسک های مهم افزایش می دهد. می توانید اقداماتی چون ایجاد رکوردهای جدید، فراخوانی APIها و ارسال ایمیل و پیامک ها را به کمک نرم افزار دانا پرو انجام دهید.
4. افزایش امنیت سایبری
امنیت سایبری بخش بسیار مهمی در افزایش کارایی واحد IT ایفا می کند. چرا که اگر امنیت فناوری اطلاعات دچار اختلال شود، سازمان با خرابی های پر هزینه، از دست دادن داده ها و خسارت های دائم دست و پنجه نرم می کند. پس سازمان هم باید کنترل دسترسی را تقویت کند، به صورت دائم امنیت فناوری اطلاعات و سیستم ها را بازبینی کند و به کارکنان خود برای کاهش ریسک ها و بالا بردن امنیت داده ها آموزش دهد.
نرم افزار دانا پرو با داشتن گواهی نامه امنیت افتا از سازمان فناوری اطلاعات به سازمان شما تنظیمات امنیتی جامعی را ارائه می دهد که می توانید از امن بودن داده های خود اطمینان حاصل کنید.
دانا پرو روشی مطمئن برای بهبود IT در سال 1403
برای آن که کارایی واحد IT خود را افزایش دهید باید استراتژی ها و روش های مختلفی را رعایت کنید و به آن ها پایبند باشید تا بتوانید با پیش رفتن تکنولوژی و در سال جدید بهترین خود را ارائه دهید.
نرم افزار دانا پرو که نرم افزار ITSM پیشرفته مبتنی بر ITIL است به سازمان ها باری مدیریت خدمات فناوری اطلاعات کمک می کند.
شما علاوه بر اتوماسیون فرآیندها و رسیدگی به هزاران تیکت در یک روز می توانید از قابلیت های دیگر این نرم افزار بهره مند شوید.
به آسانی با سامانه های نرم افزاری سازمان یکپارچه می شود و می توانید امکانات آن را توسعه دهید.
به سازمان شما تنظیمات امنیتی جامعی را ارائه می دهد.
می توانید سیستم سازی کنید و با ایجاد ماژول های مختلف کارها را اتوماسیون کنید.
از سوی تیم ما برای هر گونه سوال و نیاز به درک عمیق مفاهیم دانا پرو می توانید روی پشتیبانی ما حساب کنید.
سخن پایانی
بهبود کارایی واحد IT در سال 1403 به رویکردی جامع احتیاج دارد که فرآیندهای مختلف را بهبود می بخشد، اتوماسیون تسک ها را در بر می گیرد، از تکنولوژی و فضای ابری بهره می گیرد و امنیت سایبری و استفاده از AI را در اولویت قرار می دهد.
می توانید با کمک نرم افزارهای کاربردی مانند نرم افزار ITSM دانا پرو تمام روش ها و استراتژی هایی که به افزایش کارایی واحد IT کمک می کنند را با هم داشته باشید. در نتیجه در زمان و هزینه های شما صرفه جویی می شود و به رشد سازمان و افزایش رضایت و وفاداری مشتریان کمک کنید.