یکی از چالش‌های مهم در زمان کار با نرم‌افزار اکسل، نحوه صحیح نوشتن فرمول به‌منظور دسترسی به نتیجه موردنظر است. این موضوع زمانی که تعداد داده‌ها و پیچیدگی فرمول قابل‌توجه باشد، اهمیت بیشتری پیدا می‌کند. در سال‌های قبل، فرد باید خودش فرمول را با تمام جزییات و پیچیدگی‌ها در اکسل می‌نوشت و جواب را به‌دست می‌آورد؛ اما امروزه وجود ربات هوش‌مصنوعی چت جی پی تی «ChatGPT»، کار را برای کاربران بسیار ساده کرده است. در حقیقت، وجود این ربات این ضرب‌المثل مشهور انگلیسی را تداعی می‌کند: «تلاش کن تا عاقلانه کارکنی نه سخت‌تر».
ChatGPT و سایر ربات‌های چت هوش‌مصنوعی می‌توانند به‌راحتی و به‌سرعت به شما کمک کنند تا فرمول‌هایی را برای صفحه اکسل خود به‌صورت رایگان و بدون نیاز به ثبت‌نام، در یک وب‌سایت تخصصی مانند ExcelFormulaBot ایجاد کنید.
بااین‌حال، نکته مهم در مورد استفاده از ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT یا Bing Chat به‌منظور ایجاد فرمول برای مایکروسافت اکسل و Google Sheets، این است که باید دستورالعمل و خواسته‌های خود را به‌صورت کاملاً شفاف به ربات بیان کنید. دقت داشته باشید که این موضوع هیچ ارتباطی به ساده بودن یا پیچیدگی زیاد فرمول‌ها ندارد.
به‌منظور استفاده از ChatGPT برای نوشتن فرمول، ابتدا باید یک حساب OpenAi بازکنید و از طرفی به مایکروسافت اکسل (Microsoft Excel) و گوگل شیت (Google sheet) دسترسی داشته باشید. توجه کنید که فرمول حاصل از ChatGPT برای هر دو نرم‌افزار، قابل‌استفاده هستند.
به خاطر داشته باشید که به‌طورکلی ربات‌های هوش مصنوعی، اطلاعات و دانش زیادی دارند؛ اما این دانش در حدی نیست که مانند انسان بتوانند به نکات ظریف توجه کنند؛ بنابراین احتمال بروز خطا و تفسیر اشتباه توسط این ربات‌ها وجود دارد و با علم به این موضوع، باید از آن‌ها استفاده کنید.
در ادامه به بیان مراحل استفاده از ChatGPT برای فرمول نویسی در اکسل و گوگل شیت می‌پردازیم.
مرحله اول: باز کردن ChatGPT و شیت داده‌ها در اکسل یا گوگل شیت
برای درک بهتر نحوه استفاده از ChatGPT برای فرمول‌نویسی در اکسل، از یک مثال ساده استفاده می‌کنیم. در تصویر زیر، شیت مربوط به داده‌های برخی از فهرست اموال یک فروشگاه لوازم الکتریکی در ماه خرداد قابل‌مشاهده است که شامل موارد زیر می‌شود:
9 محصول در ستون A
تعداد موجودی در فروشگاه در ستون B
مقدار خریداری‌شده در ماه خرداد در ستون C
قیمت در ستون D
جمع زیرمجموعه‌ها یا Subtotal در ستون E
حال از چت جی پی تی برای محاسبه برخی فرمول‌ها مثل مالیات فروش (ستون F) و سود فروشنده (ستون G) استفاده خواهیم کرد.
مرحله دوم: دادن دستور صریح و صحیح به ChatGPT
اکنون زمان این است که مفهوم آنچه را می‌خواهید با ChatGPT به دست آورید، به‌طور صحیح بیان کنید و از آن، فرمول موردنظر خود را بخواهید. توجه داشته باشید که اگر در دادن دستور به ChatGPT خطا کنید، این ربات برداشت اشتباهی از سوال شما خواهد کرد که نتیجه این موضوع، به‌دست‌آوردن نتایج غلط است؛ بنابراین باید دقت زیادی در نوشتن دستورات، در قسمت چتِ ChatGPT داشته باشید. ذکر این نکته ضروری است که در ChatGPT پرسش و پاسخ به زبان انگلیسی نسبت به زبان فارسی در اولویت است؛ زیرا این ربات عملکرد بسیار خوبی در زبان انگلیسی دارد و به‌نوعی با این زبان بهتر جواب می‌دهد. لذا سوالات خود را با Google translate تنظیم کرده و بعد آن را در قسمت چت ربات ChatGPT وارد کنید.
مطابق تصویر بعد، از ChatGPT می‌خواهیم که فرمول مناسب را در اکسل برای محاسبه مالیات بر فروش با نرخ 6 درصد به دست آورد.
مرحله سوم: کپی و پیست فرمول‌ها در اکسل
فرمول را از ChatGPT کپی کرده و آن را در سلول اکسل که می‌خواهید با نتایج پرکنید، قرار دهید. در ادامه ویرایش‌های لازم را مطابق با آن چیزی که مدنظر دارید، انجام دهید و حتما پیش از آنکه سلول‌های دیگر را پرکنید، از صحت و دقیق بودن نتایج مطمئن شوید.
مرحله چهارم: بخش پایانی افزودن فرمول
مطابق تصویر زیر، از ChatGPT خواستیم که فرمول محاسبه 10 درصد سود فروشنده را در اختیارمان قرار دهد. در ادامه، فرمول را کپی کرده و در سلول موردنظر، جایگذاری کردیم.
مرحله پنجم: تکمیل تمامی جداول در شیت داده‌ها
در این مرحله، تمامی داده‌های جدول اکسل بر‌اساس فرمول‌های به‌دست‌آمده تکمیل می‌شوند.
سوالات متداول
آیا ChatGPT قادر است فرمول‌های پیچیده اکسل را بنویسد؟
ChatGPT منبع مناسبی برای نوشتن فرمول‌ها برای Excel یا Google Sheets است و این موضوع ربطی به‌سادگی یا پیچیدگی فرمول‌ها ندارد. در مثال مذکور از فرمول‌های ساده‌ای استفاده شد تا راهنمایی‌های موردنیاز آسان‌تر انجام بگیرد.
دلیل عملکرد غلط یک فرمول در ChatGPT چیست؟
اگر ChatGPT فرمولی به شما می‌دهد که در Excel یا Sheets کار نمی‌کند، ممکن است درخواست شما را اشتباه متوجه شده باشد؛ بنابراین فرمول را بازبینی کنید تا خطا را متوجه شوید. در ادامه درخواست خود را برای دریافت پاسخ صحیح، بازنویسی نمایید.
آیا راهی برای استفاده از هوش مصنوعی در نوشتن فرمول‌های داخل اکسل وجود دارد؟
بله. شما می‌توانید با استفاده از هوش مصنوعی‌های قدرتمند مثل ChatGPT، به‌راحتی فرمول‌های موردنیاز در اکسل را به دست آورید. البته ذکر این نکته هم ضروری است که در حال حاضر خود شرکت مایکروسافت ابزارهای هوش مصنوعی مناسبی همچون برنامه مایکروسافت 365 به نام Copilot را در اختیار کاربران قرار داده است که از آن نیز می‌توان در شرایط خاصی استفاده کرد.
من دانش‌آموخته رشته مهندسی برق هستم. عشق و علاقه زیاد به دنیای علم و فناوری، به نویسندگی و یک قدم جلوتر از همه اینها، به یادگیری، ویژگی‌های شخصیتی است که اطرافیانم من رو با اون‌ها می‌شناسند. هنوز طعم جادویی اولین تجربه‌ام رو به عنوان روزنامه‌نگار بخش علم و فناوری احساس می کنم. با اینکه چند سال از اون روز گذشته، همچنان مسحور این دنیای پر از راز و رمز هستم. در حال حاضر، مفتخرم که با مجله فناوری ایده‌آل تک همکاری می‌کنم و بسیار خوشحالم که می‌تونم در این تجربه شیرین با مخاطبان شریک باشم.
