آموزش فکس | راهنمای ارسال و دریافت فکس

آموزش فکس حتی با وجود گسترش سرویس‌های آنلاینی مانند یاهو و جیمیل، همچنان از اهمیت زیادی برخوردار است. برای مشاغل مختلف معمولا برای انتقال اسناد و برقراری ارتباط با فروشندگان و مشتریان به ایمیل اعتماد می‌کنند؛ اما دستگاه‌های فکس همچنان در بسیاری از دفاتر برای ارسال و دریافت اسناد مهم مورد استفاده قرار می‌گیرند.

در این مقاله از مجله تکنولوژی ایده آل تک قصد داریم از صفر تا صد را در رابطه با آموزش فکس بررسی کنیم. اگر شما نیز یکی از کاربران این دستگاه‌های قدیمی اما همچنان محبوب هستید؛ حتما تا پایان، با ما همراه باشید.

مزایای استفاده از دستگاه فکس 

ممکن است آدرس ایمیل گیرنده مورد نظر خود را نداشته باشید؛ یا در صورت نیاز به ارسال سند‌، نمی توانید به اینترنت موجود اعتماد کنید یا اینکه نیاز به امضا کردن سند دارید. در این مواقع، بهترین راه، استفاده از فکس است.

مزایای استفاده از فکس

یکی دیگر از مزایای ارسال اسناد توسط فکس این است که سطح بالاتری از حریم خصوصی را فراهم می کند. به عنوان مثال، یک دفتر ممکن است از یک خط فکس اختصاصی استفاده کند. بنابراین فقط به افراد مجاز اجازه می‌دهد تا آن را برای اسناد ورودی کنترل کنند.

به‌علاوه اگر سند نیاز به امضا دارد، می‌توانید امضا کنید و سپس فکس کنید؛ کاری که در ارسال ایمیل نمی‌توان انجام داد.

ارسال و دریافت فکس با دستگاه فکس

اگرچه دستگاه‌های فکس با سرویس‌های الکترونیکی و فکس اینترنتی به سرعت جایگزین می‌شوند، اما شناختن نحوه استفاده از این دستگاه‌ها در محل کار هنوز هم مهم است.

ارسال فکس

برای ارسال اسناد متنی از طریق دستگاه‌های فکس، باید مراحل زیر را دنبال کنید:

  1.  اطمینان حاصل کنید که دستگاه فکس به یک منبع تغذیه و درگاه تلفن سالم و فعال متصل است.
  2.  دستگاه فکس را روشن کنید.
  3.  اسنادی را که می‌خواهید ارسال کنید جمع کنید و آنها را به ترتیب دریافت مرتب کنید.
  4.  یک قطعه کاغذ جداگانه به نام صفحه جلد را با نام گیرنده، شماره فکس / شماره تلفن، نام شما، شماره تلفن خود، یک پیام کوتاه و تعداد صفحات (از جمله صفحه جلد) پر کنید.
  5. اسناد را به صورت رو به بالا در فیدر دستگاه فکس قرار دهید بطوریکه صفحه جلد در بالا قرار گیرد.
  6.  شماره فکس گیرنده را شماره گیری کنید.
  7. بسته به مدل خاص دستگاه فکس، دکمه “نمابر” یا “ارسال” را فشار دهید.

راهنمای ارسال فکس

اکنون دستگاه فکس هر یک از صفحات سند را در حافظه خود اسکن و سپس ارسال می‌کند. با ارسال فکس چند دقیقه صبر کنید؛ اگر دستگاه دارای صفحه نمایش کوچکی است، به دنبال تایید ارسال فکس بگردید و تایید کنید. برخی از دستگاه‌های فکس نیز یک گزارش تایید کوتاه را چاپ می‌کنند.

دریافت فکس

برای دریافت فکس نیز، باید مطابق مراحل زیر عمل کنید:

  1. مطمئن شوید دستگاه فکس به برق متصل و روشن بوده و به یک پریز تلفن فعال هم متصل است. این پریز تلفن می‌تواند خط تلفن معمولی شما باشد یا یک خط فکس اختصاصی باشد. نکته مهم این است که فرستنده شماره درستی داشته باشد.
  2. اطمینان حاصل کنید که دستگاه فکس دارای جوهر کافی در کارتریج تونر خود است. در صورت کم بودن تونر، کارتریج‌های تونر معمولا دارای نوعی نشانگر هستند. اکثر دستگاه‌های مدرن فکس همچنین هنگام کم شدن تونر به شما هشدار می‌دهند.
  3. مطمئن شوید که به اندازه کافی کاغذ برای چاپ در دستگاه فکس قرار داده شده است.
  4. اگر تلفن روی دستگاه فکس باشد، تلفن زنگ می‌خورد. اما برندارید.
  5. دستگاه فکس به طور خودکار شروع به چاپ هر صفحه از فکس می‌کند.
  6. برای اطمینان از دریافت تمام تعداد صفحات ارسال شده، صفحه جلد را بررسی کنید.
  7. اگر سند مهمی است، برای تایید دریافت فکس، آداب کار اداری بوده که با فرستنده تماس بگیرید یا از طریق ایمیل او را از دریافت فکس آگاه کنید.

ارسال فکس به صورت آنلاین

با فناوری فکس آنلاین دیگر نیاز به خرید دستگاه فکس یا تلفن برای ارسال و دریافت فکس نیست. بنابراین بسیاری از افراد برای ارسال فکس به سراغ یک سرویس آنلاین می‌روند.

ارسال آنلاین فکس

یک سرویس فکس آنلاین برخی از ویژگی‌های مشابهی را که یک دستگاه فکس ارائه می‌دهد با مزیت اضافی امکان فکس کردن آنلاین، در هر جایی که به اینترنت متصل هستید، ارائه می‌دهد. شما با استفاده از اینترنت و یک سرویس آنلاین به یک دستگاه فکس نیز فکس ارسال کنید. سرویس‌های آنلاین معمولا هزینه دارند و شما برای استفاده از آن‌ها می‌توانید اشتراک خریداری کنید.

برای مثال HelloFax یک سرویس آنلاین  فکس است و به شما این امکان را می دهد که اسناد را فکس کنید. این سرویس، تعدادی فکس رایگان را برایتان انجام خواهد داد اما پس از آن باید برای استفاده هزینه بپردازید. نمونه ایرانی سرویس فکس آنلاین namabar است.

سرورهای آنلاین ارسال فکس

اگر هم‌اکنون سرویس فکس آنلاین دارید، از راهنمای زیر برای ارسال فکس استفاده کنید:

  1.  برنامه را از ارائه دهنده خدمات آنلاین فکسی که استفاده می‌کنید باز کنید.
  2.  فایلی را که می خواهید فکس کنید انتخاب کنید.
  3.  شماره فکس را که می‌خواهید برای آن ارسال کنید وارد کنید.
  4. “ارسال” را فشار دهید.
  5. منتظر بمانید تا سند ارسال شود.

مزایای سرویس آنلاین فکس

از مهم‌ترین مزایای فکس آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

باعث صرفه جویی در وقت و هزینه شما می شود

استفاده از سرویس فکس سنتی موجب هدر دادن بیشتر کاغذ و هزینه‌های بیشتر برای نگهداری دستگاه فکس می‌شود. بعلاوه، شما می‌توانید فکس را از هر نقطه‌ای ارسال و دریافت کنید و دیگر نیازی نیست که حتما در دفتر کار خود باشید تا بتوانید فکس کنید.

امنیت بالایی دارد

اکثر سرویس‌های آنلاین فکس از OpenSSL یا سیستم‌های رمزگذاری مشابه استفاده می‌کنند تا مطمئن شوند داده‌های شما به صورت ایمن منتقل می‌شوند و هیچکس به جز فرستنده و گیرنده نمی‌تواند محتوای فکس را بخواند. از طرف دیگر، از آنجا که هیچ دستگاه فکس فیزیکی وجود ندارد، بنابراین هیچ کارمند غیر مجاز به طور تصادفی به فکس دریافتی دسترسی نخواهد داشت.

استفاده از آن آسان است

فکس آنلاین به طور قابل توجهی راحت‌تر از سیستم‌های سنتی است. همه فکس‌های ورودی شما بلافاصله در پورتال فکس یا صندوق ورودی ایمیل شما در دسترس هستند و فکس‌های خروجی را می‌توان با یک کلیک و بدون اتلاف وقت برای اسکن، به صورت دیجیتالی بارگذاری کرد.

بعلاوه، می‌توان فکس را در یک لحظه به چند شماره ارسال کرد (در حالی که فکس سنتی فقط یکبار و به یک شماره امکان ارسال وجود دارد).

اسناد را ثبت و نگه‌داری می‌کند

فکس آنلاین ذخیره‌سازی و بایگانی اطلاعات را بسیار آسان می‌کند. در حالت فیزیکی اسناد هر زمان ممکن است از بین بروند یا آسیب ببینند.

ارسال فکس در ویندوز

برای استفاده از این قابلیت باید یک فکس مودم را روی کامپیوتر نصب کنید سپس آن را به یک خط تلفن وصل کنید. دکمه ویندوز Microsoft windows icon - Picons Social را بزنید و در نوار جستجو عبارت windows fax and scan را وارد کنید و اینتر را بزنید.

پنجره fax and scan باز می‌شود؛ در قسمت چپ بالا روی new fax کلیک کنید. سپس برای اتصال به خط تلفن wizard را دنبال کنید. گزینه «Connect to fax modem» را انتخاب کنید تا مراحل نصب آغاز شود.

ارسال فکس در ویندوز

پس از نصب در فرم ایجاد شده پیامتان را بنویسید سپس شماره فکس مقصد را وارد کنید. در انتها گزینه Send را بزنید.

کلام پایانی

همانطور که مشاهده کردید، برای ارسال فکس، راه‌های مختلفی وجود دارد. بسته به نیاز و همچنین امکاناتی که در اختیار دارید، می‌توانید یکی از روش‌های بالا را انتخاب کرده و اسناد خود را ارسال کنید.

اگر در ارتباط با آموزش فکس و همچنین ارسال و دریافت اسناد با این دستگاه، سوال یا اشکالی دارید، لطفا در بخش نظرات همین مقاله با ما درمیان بگذارید تا در اولین فرصت، پاسخگوی شما عزیزان باشیم.

ممکن است شما دوست داشته باشید
ارسال یک پاسخ

آدرس ایمیل شما منتشر نخواهد شد.